Management von Online-Volunteers — ein Handbuch (#HOV)

Es ist geschafft! Das erste deutsche Praxiskompendium zum Management von Online-Volunteers ist fertig. Beinahe ein halbes Jahr haben wir geschrieben, gelayoutet und korrigiert und dennoch: nicht alles ist ganz perfekt geworden. Das Handbuch zum Management von Online-Volunteers versprüht den Scharm eines Engagementprojektes, bei dem die Beteiligten beinahe ausschließlich über das Internet zusammenarbeiteten – eben eines der wenigen Online-Engagement-Projekte in Deutschland.

Rezensentinnen und Rezensenten gesucht

Nach dem Abschluss dieses Projektes wollen wir nun ein Resümee versuchen und unsere lesson learned zusammenfassen. Damit wollen wir nicht nur zeigen, dass es uns mit dem Online-Volunteering als eine Möglichkeit produktiver Freiwilligenarbeit ernst ist, sondern auch auf die besonderen Herausforderungen für das Freiwilligenmanagement hinweisen.

Hintergrund

Ist das Online-Volunteering im angloamerikanischen Sprachraum schon gang und gäbe, gibt es in Deutschland bisher nur wenige Erfahrungen damit. Was bisher dazu ersonnen und veröffentlicht wurde stammt aus der Feder einiger weniger. Die erste Diplomarbeit, die meines Wissens dazu geschrieben wurde stammt von Waltraud Seifert (heute Placke), die an der evangelischen Fachhochschule Berlin 2007 der Frage nachging, „wie gemeinnützige Organisationen über das Internet neue Ressourcen erschließen können“. Es folgten einige Online-Publikationen von ihr und ihrem heutigen Ehemann Gerd Placke (Bertelsmann Stiftung). Ende 2008 habe ich den Faden aufgenommen und blogge seither über das Thema. Auch ich habe einige Papiere und Publikationen dazu verfasst. Doch all das Schreiben über die Online-Freiwilligenarbeit, wie wir sie uns vorstellen, hat kaum Nutzen, wenn es nicht auch Eingang in die alltägliche Praxis des Freiwilligenmanagemets bekommt.

Über ein Gros der mir bisher bekannten Online-Engagement-Projekte wie bspw. die Wikipedia, Frankfurt-Gestalten.de, die SocialBar, der Carrot-Mob und das MünsterWiki (um nur einige zu nennen) habe ich in meinem Blog schon geschrieben. Auf ein wirklich handliches Maß aber sind sie bisher nicht zusammengeführt worden. Das wollten wir nun mit unserem Handbuch zum Management von Online-Volunteers ändern.

Der Start

Mitnichten war uns von Beginn an klar, dass wir hieraus ein Online-Engagement-Projekt machen würden. In die erste Planung waren vor allem Leute einbezogen, die sich von Angesicht zu Angesicht in der Akademie für Ehrenamtlichkeit Deutschland begegneten: Thomas Kegel, der Leiter der AfED, Lisa Dietrich, meine Co-Autorin und ich. Wir drei planten Mitte letzten Jahres die Inhalte und sprachen Arbeitsaufträge ab. Erst beim Schreiben der Texte funkte ich dann den einen oder andern Bekannten an und bat um Feedback, Hilfe und Engagement. Darunter natürlich auch Herbert Schmidt, der schon früher Druckvorlagen für die Akademie erstellt hatte und sich, seine Begeisterung für das Online-Volunteering und sein Know How in Sachen InDesign nun auch für dieses Projekt zur Verfügung stellte.

Rückblickend kommt mir der Start unseres Engagementprojektes sehr naturwüchsig vor. Eine Entwicklung, die ich im Freiwilligenmanagement häufig selbst kritisiere. Sicherlich sollten den Beteiligten eines Engagementprojektes der Raum für eigene Entwicklung gegeben werden. Sicherlich müssen auch nicht erwarteten Ressourcen in den Prozess eingebunden werden. Doch kann all dem von Anfang an ein Rahmen gegeben werden, der die Ordnung und Übersicht über die Arbeit der einzelnen Engagierten gewährleistet.

Die ersten beiden lesson learned also:

(1) Schon in der Planungsphase eines Projektes sollten potentielle Ressourcen abgefragt werden. Ein kurzes Kick Off Treffen reicht hier nicht. Auch der Planungsprozess ist ein Prozess, der Zeit und Ressourcen braucht.

(2) Nicht nur die Outcomes eines Projektes sollten in den Fokus der Planung genommen werden. Auch die Kommunikationsmodi müssen vereinbart werden. Sollen Kommunikationskanäle wie Twitter, Facebook, Skype usw. genutzt werden muss von Beginn an klar sein, wofür diese Kanäle zu nutzen sind (Terminabsprachen, Smaltalk, Arbeitsfortschritte usw.)

Im Prozess

Ich war sehr froh als mir Herbert Schmidt zusagte, uns bei unserem Projekt zu unterstützen. Er hat schon viel Erfahrung in der Projektarbeit und engagierte sich im laufenden Prozess auch über die Erstellung der Druckvorlage hinaus. So schickte er bspw. eine Roadmap für die Erstellung der Druckvorlage herum, formulierte konkrete Angaben für das Format des Skriptes und führte das Kürzel „#HOV“ ein, das von nun an im Betreff jeder E-Mail stehen sollte. Damit konnten wir E-Mails, die dieses Projekt betrafen – und das waren tatsächlich einige – sehr gut filtern und entsprechend schnell antworten.

Auch hier war die Zusammenarbeit also sehr naturwüchsig. Da vor allem ich mit Herrn Schmidt arbeitete, klappte die Online-Kommunikation zwischen uns beiden bald recht gut. Vor allem über E-Mails konnten wir uns hervorragend verständigen. Hin und wieder schrieb ich ihn auch über Twitter an. Dabei handelte es sich zumeist um Statusabfragen oder ein einfaches „Wie läuft’s?“ Rückblickend ist mir jedoch klar, dass ich damit etwas über das Ziel hinaus geschossen bin. Die gut geordnete E-Mail-Kommunikation ist in der Projektarbeit eben immer noch das Beste.

Die nächsten lessen learned also:

(3) Gibt es einen vereinbarten Kommunikationsmodus, sollten sich alle beteiligten daran halten. Aus Experimenten kann man zwar gut lernen, doch sollten sich auch alle auf solche Einlassen wollen.

(4) Hashtags sind nicht nur bei Twitter sinnvoll. Auch in der Betreffzeile der E-Mail haben sie ihre Berechtigung. Mit der Filterung der Mails, die wir jeden Tag bekommen, ist es möglich zeitnah auf wichtige Mails zu reagieren.

Das Produkt

Auf unser Handbüchlein zum Management von Online-Volunteers können wir – denke ich – stolz sein. Ziel war es auf nicht mehr als 60 DIN A5 Seiten das Wichtigste zum Thema zusammenzufassen und dabei weder die Theorie noch die Praxis aus dem Blick verlieren. Es sind vielerlei Beispiele und Muster eingeflossen, die zeigen, dass unsere theoretischen Vorstellungen von gutem Online-Volunteer-Management (s.o.) auch in der Praxis ihren Wert haben (bspw. Engagementbeschreibungen). Absichtlich arbeiten wir deshalb mit vielen Einschüben, die nun in Gestalt (wirklich wunderbar anzusehender) Infoboxen im Buch zu finden sind.

Vor allem für unseren Layouter Herr Schmidt war das nicht immer einfach. Der Ehrgeiz gebot, „Hurenkinder“ und „Schusterjungen“ zu vermeiden, weshalb die Boxen schließlich auch nicht immer genau da stehen, wo man sie zuerst erwartet. Auch nicht ganz einfach war der Umgang mit den Grafiken, die im Buch abgedruckt sind. Zwar wusste ich, dass Bilder für den Druck eine bestimmte Größe haben müssen, doch meinte ich, dass dies auch MS-Word-Grafiken gehen könne. Ein Irrtum, wie sich schließlich herausstellte und Mehrarbeit für Herrn Schmidt, der die Grafiken in Bilder umwandeln musste.

Die lesson learned also:

(5) Es ist recht unwahrscheinlich, dass ein Verantwortlicher genau weiß, welche Anforderungen im Prozess auftauchen werden und die anderen entsprechend vorbereiten kann. Zum Auftakt eines Projektes ist es also sinnvoll, die einzelnen Expertinnen und Experten zu Wort kommen zu lassen und sie selbst die speziellen Anforderungen formulieren zu lassen.

Fazit

Auch wenn wir – wie erwähnt – zu Recht auf unser Produkt stolz sein können, ist ein kritischer Blick auf dessen Qualität angebracht. Ich denke, das Layout, auf das wir uns sehr schnell einigten, ist wirklich klar und gut geordnet. Hin und wieder tauchen aber Fehlerchen auf, die u.E. hätten vermieden werden können. Einer der eklatantesten ist sicherlich, dass uns die Infobox mit der Definition auf dem Weg verloren ging. Wir haben sie natürlich nachgereicht, so gut es eben ging, doch hätte dieses Malheur durch vorausschauende Planung mit festen Etappenzielen und gelassener Kommunikation untereinander vermieden werden können.

Es war bei uns, wie es bei vielen geförderten Projekten so geht: Zum Schluss wurde die Zeit sehr knapp und ein vorzeigbares Ergebnis musste her. Das verführte uns dazu hektisch zu werden und uns gegenseitig mit einer Art Schnell-Schnell-Kommunikation unter Druck zu setzen, die unweigerlich – und da werden sicherlich alle erfahrenen Praktikerinnen und Praktiker zustimmen – zu Oberflächlichkeit und Fehlern führte.

Es ist nicht angebracht an dieser Stelle irgendjemandem etwas zu unterstellen. Alle haben nach bestem Wissen und Gewissen gehandelt; der Fehler scheint mir in der Struktur, der Planung und den vorausgegangenen Absprachen zu liegen. Wir haben uns ausführlich über den Inhalt ausgetauscht und Aufgaben verteilt, die von den jeweilig Verantwortlichen (zumeist) auch erfüllt wurden. Wir haben uns aber nicht weiter über das Warum, das Wie und das Wofür ausgetauscht. Uns dreien, die wir am Anfang zusammen saßen und planten, war klar, dass ein deutsches Online-Volunteering-Guide-Book her muss, uns allen war klar, dass wir es abseits unserer sonstigen Arbeit schreiben würden und uns allen war irgendwie klar, dass es eine Publikation der AfED werden würde, für die wir uns ja schon so lange engagieren.

So ist es auch nur verständlich, dass wir uns nicht weiter über alternative Formen der Publikation unterhalten haben. Doch wie Herr Schmidt denke auch ich, dass ein solches Büchlein unter CC-Lizenz wirksamer veröffentlicht worden wäre denn als glänzende Broschüre aus der man ohne Erlaubnis nichts heraus kopieren darf. Doch lauteten die Absprachen nun einmal so und nicht anders, sodass wir mit der CC-Auflage bis zum nächsten Mal warten müssen.

Info

Das Handbuch zum Management von Online-Volunteers soll in Kürze von der AfED vorgestellt werden. Es wird wohl für 10€ Schutzgebühr (zzgl. Porto) zu bekommen sein. Wer sich allerdings noch ein bisschen geduldend auf dem Laufenden hält kann gern an meiner Rezensionsaktion teilnehmen. Dazu aber erst später hier im Blog.

Quelle: Blog von Hannes Jähnert